Régulièrement, notre équipe échange avec des TPE en difficulté dans la gestion de leurs stocks. Erronée, perfectible, coûteuse… Les problématiques sont diverses. Bien qu’elles semblent propres à chaque structure, certaines erreurs sont récurrentes. C’est pourquoi, nous avons compilé 5 mauvaises pratiques parmi les plus fréquentes. Qui sont autant de pistes d’amélioration !
La manière dont vous gérez vos stocks est intimement liée à votre stratégie de vente et de distribution. Vente directe ou à travers un réseau de distributeurs ? Pure player ou magasin physique ? Gestion des stocks en flux poussé, « juste-à-temps » ou en drop-shipping ? Distribution monocanal, multicanal ou omnicanal ? Le mode de distribution est-il amené à évoluer ? Quelle est la vision de votre entreprise à 5 ans ?
Ne pas prendre en compte ces éléments engendre une gestion de stock décorrélée des besoins de votre TPE. Cette dernière supporte alors les coûts liés à cette mauvaise gestion. Afin d’éviter de tels écueils, votre vision stratégique doit être clarifiée. Ensuite seulement viendra le temps de déterminer les quantités optimales de chaque produit dont vous devez disposer. Ainsi, vous maximisez vos chances de rationaliser les coûts de stockage.
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Être une TPE signifie souvent pour les collaborateurs d’avoir plusieurs casquettes et d’être polyvalents. Sans être experts, il peut arriver que les stocks soient gérés en réaction et non en anticipation. Ainsi, sur certains produits les stocks sont trop importants, pour d’autres, vous arrivez vite à épuisement. Dans un cas, le sur-stockage fait exploser vos coûts, dans l’autre, vos clients sont mécontents et moins fidèles. Et dans les deux cas, votre entreprise perd en performance.
Pensez optimisation des stocks. Assurez-vous que vos stocks produits soient calculés au plus juste sans jamais être en rupture ou au contraire en sur-stockage. Clients, collaborateurs doivent avoir le même niveau d’information pour que votre TPE révèle tout son potentiel.
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En tant que TPE, votre premier réflexe sera peut-être de gérer vos stocks avec Excel. Une succession de feuilles, des formules de calcul réfléchies et une mise à jour régulière semble alors une technique tout à fait acceptable pour une petite entreprise. En réalité, la gestion manuelle ou via un tableur est bien souvent la source de nombreuses erreurs. Gérer l’approvisionnement de vos produits grâce à des formules implique une perte de temps considérable. Récupérer les données des ventes, calculer les quantités de stocks optimales, s’assurer que l’inventaire est toujours à jour… difficile de faire rentrer tout cela dans une semaine déjà bien chargée. Les erreurs de stocks se multiplient, créant des coûts supplémentaires pour votre TPE. Oui, Excel est gratuit. Si l’erreur humaine peut sembler l’être, son impact financier sur l’entreprise est parfois important. Aujourd’hui, les solutions logicielles de gestion des ventes et des stocks dédiées aux TPE ont justement pour vocation de réduire à son strict minimum l’erreur humaine.
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Bien entendu, vos stocks dépendent de votre mode de distribution, mais ils dépendent surtout de vos commandes d’approvisionnement auprès des fournisseurs. Pourtant, de nombreuses TPE traitent les ordres d’achat de manière indépendante des flux de vente alors que la gestion des commandes est étroitement liée aux stocks. À intervalles réguliers, elles passent leur commande pour être sûres de ne pas être en rupture de stock. La méthode permet d'obtenir des économies d’échelle substantielles auprès des fournisseurs, mais manque de souplesse si les besoins clients fluctuent.
L'approvisionnement peut aussi être calculé automatiquement à partir des commandes reçues. Pour cela, il faut que toutes les données de la supply chain soient connectées et fiables. Très concrètement, votre solution de gestion de stocks doit récupérer les informations issues des ventes directement de tous les canaux de vente pour gérer au plus juste ensuite les approvisionnements.
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Les exigences des consommateurs augmentent avec les possibilités offertes par les nouvelles technologies. Aujourd’hui, la norme est au temps réel. Les consommateurs veulent connaître les stocks exacts pour ne pas avoir de déception à la suite de leur commande. Pourtant, de nombreuses entreprises affichent encore des stocks erronés sur leurs canaux de vente. Et ce, pour de multiples raisons, notamment des inventaires trop peu fréquents, des stocks non ou mal mis à jour… Si elles sont mal outillées, les TPE sont encore plus menacées par ce phénomène, alors que la satisfaction client est au cœur de leur logique de croissance.
Néanmoins, le temps réel est aujourd’hui est à la portée des TPE. Des solutions logicielles adaptées aux tailles de TPE permettent aux clients de connaître exactement le stock disponible (voire même la localisation du produit). Erplain est particulièrement adapté à vos besoins. C’est l’outil parfait pour suivre au plus près l’état de vos stocks, réaliser efficacement un inventaire, fiabiliser vos données en temps réel et piloter efficacement votre chaîne d’approvisionnement. N'hésitez pas à prendre contact avec nos équipes.
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