Pour les entreprises dans le secteur du retail, optimiser la gestion des stocks, des commandes et des points de vente est crucial. Entre ERP (Enterprise Resource Planning) et solutions spécialisées comme Erplain, les options ne manquent pas. Pourtant, le choix n’est pas simple. D’un côté, l'ERP promet une solution globale pour centraliser tous les processus d’une entreprise ; de l’autre, une solution spécialisée vise des fonctionnalités sur-mesure, ultra-performantes, adaptées aux besoins spécifiques du retail.
En prenant l’exemple d’une intégration Erplain + Pennylane voyons ensemble ce qui distingue ces deux approches, et pourquoi une solution spécialisée peut souvent surpasser un ERP pour les besoins particuliers du secteur retail.
En quête d’un pilotage fiable et en temps réel, la marque Scarlette Ateliers s’est lancée à la recherche d’un logiciel pour améliorer la gestion de ses stocks, ses ventes et sa comptabilité. Aujourd'hui, les logiciels de gestion bénéficiant d’une forte notoriété ne sont pas toujours adaptés à la taille des TPE, affectant ainsi le potentiel de performance de ces entreprises. Ces dernières pâtissent d’un manque d’information sur les nombreuses solutions du marché. Pauline Bijvoet, fondatrice de Scarlette Ateliers explique comment elle en est venue à choisir et utiliser les solutions Erplain et Pennylane pour simplifier et assurer le suivi régulier de leur activité.
Bien que les ERP soient conçus pour répondre aux besoins de multiples départements d'une entreprise, ils peinent souvent à offrir la finesse requise dans des domaines spécialisés comme le retail. Si des géants comme SAP ou Oracle dominent le marché, leur coût, leur complexité et leur couverture large peuvent se révéler un handicap pour des TPE et PME du retail en quête d’agilité.
Les ERP sont construits pour s'adapter à de multiples industries, des usines de production aux services logistiques. Cela implique que la gestion des stocks, les commandes, et les ventes en temps réel ne sont pas toujours optimisées pour les particularités du retail. Prenons le cas d’une boutique en ligne qui doit gérer ses stocks en synchronisation avec son magasin physique ; une fonctionnalité basique, mais qui peut être complexe à personnaliser avec un ERP généraliste.
Les ERP sont souvent synonymes de coûts élevés en termes de licence, d’implémentation, de maintenance et de formation. De plus, ils nécessitent parfois plusieurs mois pour être totalement intégrés, ce qui peut ralentir les opérations, en particulier pour les entreprises souhaitant une gestion omnicanale fluide. Cette complexité peut également limiter la capacité de l'entreprise à réagir rapidement aux évolutions du marché, un critère pourtant crucial pour rester compétitif dans le retail.
L'un des défis majeurs des ERP réside dans l'intégration des nouvelles technologies et des systèmes tiers. Par exemple, pour intégrer des solutions de caisse, de gestion de stocks en temps réel, ou d'analyse client, il est souvent nécessaire de développer des ponts spécifiques, ce qui ralentit l’optimisation des processus.
Essentiel à retenir : Les ERP sont polyvalents mais peuvent manquer de souplesse et de fonctionnalités spécifiques pour les TPE et PME du retail.
« Après l’accélération de nos ventes e-commerce et internationales, nous avions deux besoins bien distincts pour pérenniser notre développement : fiabiliser la gestion de nos stocks et avoir une gestion comptable en temps réel.
Scarlette Ateliers utilisait initialement le module gestion commerciale d’une solution ERP généraliste et configurée par un intégrateur. À l’usage, cette dernière s’est avérée inadaptée aux besoins.
Pour fiabiliser la gestion des stocks disponibles, il fallait automatiser leur mise à jour en fonction de nos ventes sur les canaux B2B et B2C. Nous souhaitions que tout cela se gère simplement et en instantané.
Pour la partie comptabilité, notre gestion était sous-traitée intégralement à un cabinet d’expertise comptable. Le bilan n’étant produit qu’une fois par an, la plupart de nos décisions s’appuyaient uniquement sur la trésorerie disponible. Or, nous avions besoin également de visualiser notre activité en temps réel afin de prendre des décisions stratégiques pertinentes. » explique Pauline Bijvoet.
Lors de la mise en place de son nouveau site web sous Shopify, Scarlette Ateliers a identifié le partenariat entre sa plateforme e-commerce et la solution de gestion des ventes et des stocks Erplain, l’entreprise s’est naturellement tournée vers cet outil afin de remplacer son ancien logiciel. Les solutions leaders sur le marché proposaient des prix totalement disproportionnés et ne constituaient donc pas une alternative.
« Nous avons constaté une différence importante entre les ERP généralistes et les solutions spécialisées. La spécialisation d’Erplain sur les TPE est évidente. L’outil est réellement performant pour gérer nos stocks à partir des ventes. Nous disposons des états et des valorisations de stocks en temps réel, mais aussi sur une période donnée. »
Le besoin d’outil comptable restait à pourvoir chez Scarlette. « Au sein des TPE, Pennylane bénéficiait d’une certaine notoriété. Nous avons alors choisi d’en savoir plus. Là encore, nous avons été surpris par les possibilités du logiciel. Le fait qu’Erplain compte parmi leurs partenaires nous a décidé à sauter le pas. »
Aujourd’hui, chez Scarlette, une vente réalisée sur Shopify est automatiquement reportée dans Erplain qui met à jour les stocks instantanément et génère la facture. Celle-ci est importée automatiquement dans Pennylane pour gérer ensuite tous les aspects de la comptabilité : dépenses, trésorerie, etc. Notre comptable utilise aussi Pennylane, ce qui nous permet de fluidifier la communication. Concrètement, la donnée initiale se transmet automatiquement d’un logiciel à l’autre comme s’il ne s’agissait que d'une seule et même plateforme.
« Ce trio d’outils garantit vraiment une expérience fluide pour nous permettre de gagner en performance, et ce, sans passer par un intégrateur qui aurait alourdi la facture. » confie Pauline Bijvoet.
La mise en place du trio Erplain + Pennylane + Shopify permet d’opérer de réels changements dans la manière de piloter l’entreprise. Temps réel, ou données long terme, Scarlette Ateliers dispose désormais de tous les chiffres clés pour assurer la satisfaction des clients au quotidien, ainsi que de bons indicateurs de performance pour adapter ses décisions stratégiques.
« Il y a encore un an, on n’aurait pas imaginé avoir autant de valeur ajoutée dans le pilotage de Scarlette Ateliers grâce à trois outils aussi bien intégrés. » conclut Pauline Bijvoet.
Passer d’un ERP à une solution spécialisée intégrant plusieurs outils peut sembler compliqué, mais en réalité, des plateformes comme Erplain simplifient cette transition. En plus de proposer des fonctionnalités d’import des données, Erplain est une logiciel cloud qui synchronise les données automatiquement avec vos autres solutions connectées. Le logiciel offre un accès permanent aux données, garantissant une gestion simplifiée et sécurisée.
Avant d’effectuer la migration ou de choisir un outil, il est recommandé de :
Face aux défis du retail moderne, la spécialisation prime sur la généralité. Les synergies entre Erplain, Pennylane, Shopify et d’autres solutions spécialisées s’imposent comme des alliés pour les entreprises cherchant à se démarquer, offrir une expérience fluide et gérer leurs stocks de manière hyper efficace.
Le monde du retail est en perpétuelle mutation, et l’agilité est clé. Opter pour une solution spécialisée, c’est choisir un système qui non seulement répond aux besoins présents mais s'adapte aux enjeux futurs !
À propos de Scarlette Ateliers
Lancée en 2016, Scarlette Ateliers est une maison de création et d’édition de linge de maison et vêtement de nuit dans la pure tradition de l'artisanat. L’entreprise prend ses racines dans une maison d’hôte à New Delhi en Inde où les éléments présents inspirent la créatrice et mère des Ateliers, Pauline Bijvoet. Aujourd’hui, toutes les collections sont dessinées à Paris et les cotons sont tissés, imprimés, brodés à la main entre le sud de la péninsule indienne et le Rajasthan. Ils ont été pensés et conçus avec l’amour et le respect des gestes et des traditions ancestrales.
