Logiciel de gestion PME : la liste des outils indispensables

Gérer une PME comporte de nombreux défis au quotidien. Pour surmonter ces obstacles, les logiciels de gestion sont des alliés précieux, simplifiant les opérations, augmentant la productivité et facilitant les décisions stratégiques. Dans cet article, nous vous présentons une liste des outils indispensables qui aideront votre entreprise (TPE/PME) à optimiser ses processus, mieux gérer ses ressources et atteindre ses objectifs avec succès.

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Les logiciels de gestion financière et comptable des PME

Un outil pour le suivi des finances

Cet outil facilite la gestion des finances des PME en offrant plusieurs fonctionnalités clés :

Gestion des flux de trésorerie avec un suivi des entrées et sorties d’argent en temps réel ;
Facturation et gestion des factures avec la création, l’envoi et le suivi des factures clients et fournisseurs ;
Gestion des dépenses avec l’enregistrement et la catégorisation des dépenses pour un contrôle précis.

Les avantages d’un outil de suivi des finances sont nombreux, parmi eux :

Une visibilité financière offrant une vision claire de la santé financière de l’entreprise ;
Réduction des erreurs grâce à l’automatisation des calculs et des enregistrements comptables.

Un outil pour la conformité fiscale

Un outil pour la conformité fiscale aide les PME à respecter les obligations fiscales grâce à des fonctionnalités essentielles :

Déclarations fiscales automatisées via la génération automatique des déclarations de TVA, d'impôts sur les sociétés, etc ;
Mises à jour réglementaires en s’adaptant en continu aux changements législatifs et fiscaux.

Les avantages sont nombreux :

Respect des obligations légales, évitant ainsi les pénalités liées aux non-conformités ;
Gain de temps grâce à la réduction des tâches manuelles liées aux déclarations fiscales.

Un outil pour les rapports financiers

Cet outil simplifie la création de rapports financiers pour votre PME, en permettant d’effectuer :

Des tableaux de bord personnalisables offrant la possibilité de visualiser des indicateurs clés de performance (KPI) ;
Des analyses financières grâce à la génération de rapports détaillés sur la rentabilité, les coûts, etc.

Pourquoi un outil de rapports financiers est très utile pour une PME ?

Il facilite la prise de décision éclairée grâce à un accès à des données précises pour orienter les stratégies d’entreprise ;
Il permet le suivi de la performance par l’identification rapide des domaines nécessitant des améliorations.

Ce qu’offre Pennylane pour la gestion financière et comptable

Pennylane propose plusieurs fonctionnalités clés pour simplifier la gestion financière et comptable des TPE et PME. Avec Pennylane, vous pouvez facilement :

analyser vos flux de trésorerie ;
automatiser la facturation ;
suivre vos dépenses ;
gérer votre production comptable, de la collecte à la clôture

Pennylane fournit également des tableaux de bord personnalisables et des rapports financiers détaillés qui vous aident à prendre des décisions éclairées et à suivre la performance de votre entreprise.

La bonne nouvelle, c’est que Pennylane s'intègre directement à vos autres outils de gestion du quotidien, comme Erplain. Cette intégration permet une synchronisation fluide de toutes vos données financières, réduisant ainsi les tâches manuelles et augmentant l’efficacité de votre gestion comptable. En centralisant vos informations financières, Pennylane vous offre une vue d’ensemble claire et vous permet de vous concentrer sur le développement de votre entreprise en toute sérénité.

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Les logiciels de gestion de la relation client (CRM)

Un outil pour le suivi des clients

On sait tous à quel point le suivi et la relation clients sont indispensables pour une PME ou TPE. Un outil de relation client participe à la fluidité des échanges, grâce à :

Une base de données centralisée permettant le stockage des informations clients et historiques d’interactions ;
Une segmentation des clients opérant un classement selon divers critères (secteur, comportement d’achat, etc.).

Les avantages de cet outil sont significatifs pour une TPE/PME :

Personnalisation des interactions grâce à une meilleure compréhension des besoins et préférences des clients ;
Augmentation de la fidélité permettant un renforcement des relations grâce à une gestion proactive.

Un outil pour l’automatisation des ventes

L’outil pour l’automatisation des ventes vous accompagne sur plusieurs points clés :

Gestion des leads avec le suivi des prospects depuis la génération jusqu’à la conversion ;
Automatisation des tâches de vente en mettant en place des rappels automatiques, un envoi de courriels personnalisés, etc.

Pourquoi faire appel à un outil d’automatisation des ventes ?

Efficacité accrue en réduisant le temps passé sur les tâches administratives ;
Amélioration du taux de conversion grâce à un suivi rigoureux des opportunités de vente.

Un outil pour le service client

Répondre rapidement aux clients ou prospects est essentiel pour une entreprise, qu’elle soit grosse ou petite. Le mieux pour optimiser cette tâche est de faire appel à un outil spécialisé présentant les fonctionnalités suivantes :

Un support multicanal permettant la gestion des interactions clients via email, téléphone, chat, etc ;
Une base de connaissances avec un accès à des ressources pour résoudre rapidement les problèmes clients.

Quels sont les avantages d’un outil pour le service client ?

Une amélioration de la satisfaction client grâce à l’apport de réponses rapides et efficaces aux demandes ;
La réduction des coûts de support avec l’automatisation du service client et l’optimisation des processus.

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Exemples d'outils de gestion de la relation client

Voici trois des outils parmi les plus connus et les plus performants :

Salesforce ;
HubSpot CRM ;
Pipedrive

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Les logiciels de gestion de projet et de collaboration

Un outil pour l’organisation des tâches

Même si une TPE ou PME ne compte encore que peu de salariés, s’équiper d’un outil qui permet d’organiser les tâches de chacun est essentiel. Il permet de :

Planifier les projets en créant des plannings, définissant des étapes clés et des échéances ;
Assigner des tâches pour répartir des responsabilités entre les membres de l’équipe.

Il est indispensable pour deux raisons principales :

Il apporte de la clarté et responsabilise les équipes. Chaque membre sait ce qu’il doit faire et quand ;
Il aide à respecter des délais avec un suivi précis des échéances pour éviter les retards.

Un outil pour la communication d'équipe

Pour faciliter la communication entre les équipes, le mieux est de s’aider d’un outil présentant les fonctionnalités suivantes :

Une messagerie intégrée pour bénéficier d’une communication rapide et centralisée entre les membres de l’équipe ;
Un partage et un accès aux documents et ressources nécessaires.

Voici les avantages de ce type d’outil :

Collaboration fluide qui facilite le travail d’équipe et la coordination des efforts ;
Réduction des malentendus grâce à une communication claire et transparente.

Un outil pour le suivi de progression

Un outil de suivi de progression offre les fonctionnalités suivantes :

Des tableaux de bord de suivi pour visualiser parfaitement l’avancement des tâches et des projets ;
Des notifications et alertes en temps réel sur les mises à jour et les changements.

C’est un moyen :

D’avoir une visibilité en temps réel sur les projets et donc un suivi constant de la progression des différentes actions et tâches à réaliser pour ajuster les plans si nécessaire ;
De détecter rapidement les problèmes pour les résoudre efficacement.

Exemples d'outils pour la gestion de projet et la collaboration

Voici quelques exemples d’outils que vous pourriez utiliser pour la gestion de projet :

Trello
Asana
Monday.com

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Les logiciels de gestion des ressources humaines (RH)

Un outil pour le recrutement et l’intégration des employées

Les PME peuvent déléguer une partie du recrutement et de l’onboarding des collaborateurs à un outil pour : :

Gérer des candidatures et les processus de recrutement ;
Automatiser les processus d’intégration des nouveaux employés.

L’avantage de cet outil est qu’il permet :

D’optimiser le recrutement en identifiant rapidement les meilleurs candidats ;
D’intégrer facilement les nouveaux employés afin qu’ils se sentent rapidement à l’aise dans l’entreprise et dans ses missions.

Un outil pour la gestion des paies

Plus on a de salariés dans une entreprise, plus la gestion de la paie devient chronophage et complexe. L’outil de gestion des paies permet :

Un calcul automatique des salaires avec une prise en compte des heures travaillées, des congés, des déductions, etc ;
Une gestion des déclarations sociales automatisée avec la retransmission des données aux organismes sociaux concernés.

Quels sont les avantages ?

Précision des paies grâce à la réduction des erreurs de calcul et des litiges ;
Conformité légale en respectant parfaitement les obligations sociales et fiscales liées aux paies.

Un outil pour le suivi des performances RH

Voici les fonctionnalités d’un outil de suivi des performances des ressources humaines :

Évaluations régulières des salariés grâce à la mise en place de bilans de performance et de feedbacks ;
Gestion des formations par l’identification des besoins en formation et suivi des programmes.

Pourquoi utiliser un outil de suivi des performances ?

Pour améliorer les performances en identifiant les points forts et les axes d’amélioration des employés ;
Pour développer des compétences en investissant dans la formation continue des équipes.

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Exemples d'outils de la gestion des ressources humaines

Voici parmi les meilleurs outils de gestion des ressources humaines :

BambooHR
Workday
Payfit
Lucca

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Les logiciels de gestion des stocks et des commandes pour les PME

Un outil pour la gestion des stocks

Un outil de gestion des stocks offre les fonctionnalités suivantes :

Un suivi en temps réel avec la visualisation instantanée de l’état des stocks, des réapprovisionnements nécessaires et des prévisions de demande ;
Une optimisation des stocks par l’analyse des tendances de vente pour optimiser les niveaux de stock et réduire les coûts.

Il permet :

Une réduction des coûts grâce à l’optimisation des stocks en minimisant le risque de surstockage et de ruptures de stock ;
Une amélioration de la satisfaction client en assurant une disponibilité constante des produits demandés.

Un outil pour la gestion des commandes

Grâce à un outil de gestion des commandes client et fournisseur, les TPE et PME pourront :

Automatiser les processus de commande, depuis la réception jusqu'à la livraison ;
Faciliter la gestion des commandes auprès des fournisseurs, ainsi que le suivi des livraisons.

Ce type d’outil est bénéfique pour plusieurs raisons :

Amélioration de l’efficacité en réduisant le temps passé sur la gestion manuelle des commandes ;
Précision des commandes en diminuant les erreurs liées à la saisie manuelle des commandes.

Un outil pour le reporting et les analyses

L’outil pour le reporting et l'analyse des données propose les fonctionnalités suivantes :

La génération de rapports personnalisables sur les ventes, les stocks et les performances des produits.
L’analyse détaillée des données par dates, saisons, lieux de vente, force de vente…

Cela favorise :

La prise de décision informée grâce à un accès à des données précises pour orienter les stratégies commerciales ;
L’identification des opportunités avec la détection des produits performants, l’identification des meilleures ventes par entrepôts, les meilleures périodes, afin d’affiner la stratégie commerciale et de saisir de nouvelles opportunités de vente.

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Ce que propose Erplain pour la gestion des stocks et des commandes

Erplain, logiciel de gestion commerciale complet pour les TPE, fournit une gamme de fonctionnalités essentielles pour optimiser la gestion des stocks et des commandes des TPE et PME :

Suivi des stocks en temps réel :

Visualisation instantanée : surveillez les niveaux de stock en temps réel pour éviter les surstocks et les ruptures.
Alertes automatisées : recevez des notifications lorsque les stocks atteignent des seuils critiques.

Gestion des commandes :

Automatisation des processus : créez, suivez et gérez les commandes clients de manière automatisée. Proposez à vos clients une plateforme ecommerce B2B pour faciliter les ventes/
Intégration fournisseurs : simplifiez les commandes auprès des fournisseurs et réapprovisionnez vous en un clic.

Optimisation des inventaires :

Analyse des tendances : utilisez des rapports et des analyses pour prévoir les besoins en stock et optimiser les niveaux d’inventaire.
Valorisation des stocks : suivez les coûts des produits et calculez la valeur des stocks.

Gestion des retours et des échanges :

Processus simplifiés : gérez efficacement les retours produits et les échanges pour maintenir la satisfaction client.
Mises à Jour automatiques : les retours sont automatiquement reflétés dans les niveaux de stock et les rapports financiers.

Vous l’aurez compris, Erplain offre une solution intelligente pour piloter votre PME/TPE en temps réel. Essayez gratuitement !

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