En ces temps de crise, il est plus que primordial d’entretenir une communication régulière et d’établir une bonne relation avec votre fournisseur.
Levier de croissance souvent négligé, une bonne relation fournisseur est indispensable au bon développement et au succès de votre entreprise. Nous vous donnons ici les règles d’or à suivre pour bâtir une relation fournisseur durable, de confiance et de qualité.
Une entreprise a nécessairement besoin de fournisseurs pour assurer toutes les étapes de production et d’approvisionnement d’articles, de biens ou de services destinés à être transformés ou utilisés. Ce fournisseur joue en effet le rôle primordial d’intermédiaire essentiels dans la supply chain..
La relation fournisseur correspond aux rapports qu’entretient une entreprise avec chacun de ses fournisseurs. Cette relation repose sur plusieurs aspects :
Il est donc crucial pour toute entreprise, en particulier les TPE, de cultiver une relation saine et cordiale avec ses fournisseurs pour permettre des processus commerciaux et logistiques fluides, ceci dans le but d’atteindre, au bout de la chaîne, la satisfaction client, facteur clé pour toute TPE cherchant à se développer.
La mise en œuvre effective de la gestion de la relation fournisseur (Supplier Relationship Management, SRM) est une stratégie qui peut considérablement améliorer ces relations. En adoptant des pratiques de gestion relation fournisseur cohérentes et structurées, une entreprise peut optimiser ses performances globales et renforcer sa position sur le marché.
Un travail en amont, dit “sourcing”, est essentiel afin de vous renseigner sur vos futurs fournisseurs : sont-ils des partenaires de bonne réputation ?
En contactant leurs clients ou en parcourant la toile et les avis, vous aurez un premier aperçu sur leurs pratiques commerciales :
Avoir un fournisseur unique pour l’ensemble de vos approvisionnements peut représenter un risque si celui-ci vous fait part d’un problème de stocks, livraison ou production. Varier vos fournisseurs permet de pouvoir compter sur l’autre si l’un est en difficulté.
Vient ensuite la phase de négociation. Les deux parties doivent en tirer profit. Posez vos conditions : quels sont vos critères et vos exigences sur lesquels vous êtes intransigeant ? Quels sont les sujets sur lesquels vous êtes prêt à faire des concessions ? Une bonne gestion des relations fournisseurs englobe la création de partenariats où chaque partie trouve son avantage, renforçant ainsi la performance de la supply chain et la satisfaction globale.
Il est important de mettre à l’écrit, en plus de votre contrat, des clauses garantissant vos objectifs :
Depuis 2012, le ministère de l'Économie et des Finances a élargi le label « relations fournisseurs et achats responsables » (RFAR) aux TPE et PME, leur permettant ainsi de valoriser et de prouver leur relation durable et équilibrée avec leurs fournisseurs, mais aussi de diffuser leurs pratiques d’achat vertueuses. Ce sont donc trois ans de labellisation qui leur offrent une multitude d’avantages, parmi lesquels des retours d’expérience bénéfiques et une certification à l’international (le label est reconnu par la norme ISO 20400 « achats responsables » comprenant à la fois la responsabilité sociétale des entreprises et les achats responsables). Les TPE et PME ont émis le souhait d’accéder à ce label afin de démontrer leur volonté de s’inscrire dans une démarche d’amélioration des relations fournisseurs.
En effet, chaque entreprise est libre de rédiger une charte dans laquelle figurent ses valeurs, sa politique, ses bonnes pratiques et son orientation. Pour plus d’informations, consultez le site de la Chambre de commerce et d’industrie.
La signature d’un contrat avec des clauses définies et précises est indispensable mais ne suffit pas toujours pour prévenir les risques (production, livraison). Il faut être à l’écoute et prêt à renégocier les conditions afin de s’adapter à une situation nouvelle. Une communication ouverte et régulière est la clé pour maintenir une relation fournisseur solide et réactive.
De même, recommander un fournisseur en qui vous avez confiance à l’un de vos clients ou partenaires peut grandement améliorer votre relation fournisseur puisque chacun profite du réseau, de l’influence et de la réputation de l’autre. Par la suite, vous pourriez être gagnant en demandant à renégocier avantageusement votre contrat fournisseur, sans pour autant être trop gourmand !
Établir cette confiance mutuelle n'est pas seulement une question de contrats ; il s'agit de bâtir un partenariat où les deux parties peuvent se développer ensemble. Encourager une collaboration et une communication efficace entre entreprises et fournisseurs peut mener à des améliorations en termes de qualité des produits et services, gestion des délais de livraison et satisfaction générale. Cette stratégie contribue à créer une supply chain robuste, où le respect des engagements et la flexibilité face aux changements imprévus sont prioritaires.
Échanger régulièrement avec votre fournisseur pour connaître sa situation, les problèmes ou les failles qu’il rencontre vous permet d’anticiper certains problèmes et de mettre en place des solutions et stratégies, le tout dans la coopération. L’entraide et le dialogue favoriseront la confiance et le bon fonctionnement de votre entreprise..
Pensez à adapter votre discours à la structure de votre fournisseur (grande ou petite entreprise). Organisez des rencontres en personne quand vous le pouvez pour des échanges plus conviviaux et constructifs. De même, lors de relances, allez au devant (ne laissez pas les choses traîner) et privilégiez les prises de contact de vive voix (par téléphone, appel visio ou en personne). Usez de tact et de diplomatie tout en étant ferme.
Ces pratiques ne renforcent pas seulement les relations fournisseurs mais aident également à construire une supply chain résiliente et réactive. En favorisant un dialogue de qualité, vous instaurez un environnement propice à la collaboration et à la performance optimale, ce qui se reflète finalement dans la qualité des produits et services livrés et la satisfaction globale de vos clients.
Une bonne gestion des stocks (et donc une bonne organisation !) permet de se réapprovisionner au bon moment et donc d’éviter les situations de panique, stressantes pour vous comme pour votre fournisseur. Organisez et gérez vos stocks notamment grâce à :
Un logiciel de gestion des stocks vous permet d’automatiser ces fonctionnalités. Vous gagnez du temps et préservez votre relation fournisseur.
Vous l’aurez compris, une bonne relation fournisseur repose sur la transparence, une confiance durable, des échanges réguliers et une coopération commerciale bénéfique pour chacune des parties. Un partenariat essentiel basé sur une communication active.
Aujourd’hui, des solutions existent pour faciliter les échanges avec vos fournisseurs et gagner du temps, notamment grâce à l’automatisation des factures et des bons de commande. Avec Erplain, en un clic, vous générez vos bons, devis et factures. Vous gérez vos stocks en temps réel et pouvez anticiper vos réapprovisionnements fournisseurs.
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Les enjeux de la relation client-fournisseur sont multiples et cruciaux pour le succès des entreprises. Une gestion efficace de ces relations peut directement influencer la qualité des produits et services, la performance de la supply chain, et la satisfaction du client final. Des aspects tels que le respect des délais de livraison, la gestion des coûts, et la gestion des risques sont fondamentaux. Une bonne relation client-fournisseur assure une collaboration et une communication efficaces, qui sont essentielles pour répondre rapidement aux changements de marché et pour innover continuellement.
Pour améliorer la relation fournisseur, il est essentiel de mettre en place une stratégie de Supplier Relationship Management (SRM). Cela comprend l’établissement de communications régulières, le développement d’une confiance mutuelle, et la création de partenariats stratégiques. La gestion des relations fournisseurs peut être renforcée par des audits réguliers, des évaluations de performance, et en maintenant une transparence sur les processus et les attentes. Encourager l'innovation conjointe et partager des objectifs communs peuvent également renforcer les liens et optimiser les performances de la supply chain.
Établir un partenariat avec un fournisseur commence par une sélection rigoureuse à travers le sourcing et l'évaluation des capacités du fournisseur à répondre à vos exigences en termes de qualité, coût, et délai de livraison. Une fois un fournisseur potentiel identifié, il est crucial de négocier des termes qui profitent à toutes les parties. Cela peut inclure des accords sur le partage des risques et des bénéfices, des engagements de long terme, et des clauses de gestion des risques. Une communication claire et régulière ainsi que la mise en place de systèmes de gestion des performances sont essentiels pour maintenir et développer un partenariat fructueux.
Il existe généralement deux types de relations fournisseurs : transactionnelles et collaboratives. Les relations transactionnelles sont souvent de courte durée, centrées sur l'achat de produits ou services à des conditions prédéfinies, avec un accent sur le coût et l’efficacité. D'autre part, les relations collaboratives sont basées sur un engagement à long terme où les deux parties travaillent ensemble pour améliorer les processus de production, la qualité du produit, et la performance globale. Ces dernières incluent souvent des éléments de partage des informations, des risques, des récompenses, et des stratégies pour atteindre des objectifs communs, tels que la durabilité et l'innovation.
