Quand la pandémie a frappé, il ne s’agissait plus seulement d'assurer la sécurité de quelques secteurs spécifiques, mais bien de protéger tout le monde, des employés de bureaux aux travailleurs de la santé. En un rien de temps, la demande en équipements de protection individuelle (EPI) a explosé, laissant les entreprises et les services de santé face à des ruptures de stocks déconcertantes. Ce contexte a révélé à quel point il est essentiel de disposer d'une gestion optimisée des stocks d’EPI (masques, gels, gants et autres matériels de protection).
Le système traditionnel de gestion des stocks a montré ses limites pendant la crise. Les entreprises se sont retrouvées en compétition avec les hôpitaux et les collectivités pour sécuriser des fournitures de base, comme les masques et les gels. Cela a mis en lumière le besoin urgent d’un logiciel de gestion capable de prévoir et de gérer efficacement les demandes d’EPI.
Les entreprises n’ont pas seulement besoin de stocker des EPI, elles doivent aussi gérer les dates de péremption et les cycles de vie de ces produits, surtout pour les équipements sensibles comme les masques FFP2 et certains types de gants. Une mauvaise gestion des stocks peut entraîner la mise à disposition de matériel périmé et donc inutile, voire dangereux. Un bon système de gestion peut non seulement assurer le réapprovisionnement automatique mais aussi alerter les responsables sur les dates de péremption et les niveaux de stock critiques.
Les réglementations autour des EPI ont évolué rapidement pendant la crise sanitaire. La mise en conformité est devenue un défi majeur pour de nombreuses entreprises, qu’il s’agisse des marquages, de l’application de nouveaux contrôles ou de la vérification des normes de sécurité.
Fort de ses 178 828 habitants, le département du Lot compte aujourd'hui 34 conseillers départementaux. Suite à l'apparition du Covid-19, les élus et agents du département ont dû s'adapter en urgence et trouver les ressources nécessaires pour protéger citoyens et agents.
Crise sanitaire, événement déclencheur ou comment approvisionner en masques nos 1 400 agents dans les plus brefs délais ?
En mars 2020, il a fallu en quelques semaines seulement organiser une filière d’approvisionnement et de fabrication de masques à destination de la population. Notre objectif était de fournir 2 masques par habitant dans un petit département de 170 000 habitants.
Le défi était à la fois d’approvisionner et ensuite de distribuer environ 400 000 masques sur le territoire. Nous avons eu un besoin urgent de nous équiper d’un outil pour gérer cette distribution. Nous avons sélectionné Erplain dans cet objectif mais l’urgence du moment ne nous a pas permis de l’utiliser dans ce cadre-là.
Le logiciel nous sert donc à un usage très similaire. En effet, en tant qu’employeur, nous, le département, sommes tenus de fournir des masques à nos agents. Nous avons une cellule logistique interne qui est chargée de l’approvisionnement et de la distribution de masques à nos employés/agents. Erplain nous permet de gérer ces opérations.
Notre problématique est vraiment de savoir combien de masques nous avons en stock et comment organiser la distribution à nos employés.
Au préalable, nous identifions les besoins des différents services. Pour cela, nous avons mis en place un petit portail qui permet à des référents EPI (Équipements de Protection Individuels) dans chaque service de passer des commandes de masques auprès du service logistique.
Ces commandes sont ensuite consolidées dans Erplain. Après on utilise le logiciel pour suivre les stocks avec une visibilité en temps réel et gérer les approvisionnements. Le logiciel nous prévient quand nous devons commander à nouveau auprès de nos fournisseurs.
Finalement, nous organisons également la distribution des masques sur les différents sites. Dans un département comme le nôtre, nous avons une implantation dans une centaine de sites géographiques, mais nous avons un seul entrepôt d’où partent toutes les commandes. Il faut acheminer avec fiabilité les différents endroits où sont répartis tous nos agents.
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Dans le contexte COVID, nous avons eu une augmentation conséquente de matériels de protection à gérer ! En plus des masques, on stocke des sur-chaussures, gels, blouses, combinaisons… Tous ces équipements, devenus obligatoires, sont venus s’ajouter aux EPI que nous avons habituellement : blousons, bottes, casques, etc.
A partir de maintenant, le service logistique a pris goût à cette nouvelle organisation et va aussi utiliser Erplain pour l’ensemble des EPI.
Le service logistique, composé de 6 personnes, est très satisfait. Tous ont un accès au logiciel et cela les aide beaucoup à être organisé et à bien travailler pour approvisionner tous nos agents en évitant les ruptures. Nous avons formé facilement nos équipes qui s’en servent maintenant tous les jours.
Au départ, je cherchais un outil de gestion de production. Je suis tombé sur des outils très compliqués et au fur et à mesure de mes recherches, je suis arrivé sur plusieurs solutions, dont Erplain.
Le fonctionnement d’Erplain repose sur quelques principes simples et de bon sens : les achats sont passés auprès des fournisseurs, la livraison du stock est rapidement intégrée dans le logiciel et la distribution peut enfin être organisée avec méthode et suivi en temps réel ! C’est simple et facilement transposable à ce qu’on fait.
#1 Etat des stocks en temps réel
#2 Alertes sur niveaux de stock bas et réapprovisionnement (en savoir plus)
#3 Gestion des achats auprès des fournisseurs
#4 Gestion multi-sites
#5 Multi-utilisateurs
Une meilleure gestion des stocks d’EPI via des solutions logicielles offre de multiples bénéfices pour l’entreprise et ses collaborateurs :
Grâce à ces solutions, les entreprises peuvent prévenir les pénuries, améliorer la sécurité au travail, et s’assurer de la conformité des matériels utilisés au quotidien.
Les besoins varient d'une entreprise à l'autre. Un logiciel de gestion comme Erplain s’adapte à tous types de structures pour répondre aux exigences spécifiques de chacune. Modules d’alertes, suivi des dates de péremption, et rapports détaillés en temps réel sont autant d’éléments qui permettent de gérer efficacement le parc d’EPI et de garantir la sécurité de chaque salarié.
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