Fiche de stock : explications et alternatives plus efficaces

Toute entreprise doit être en mesure de suivre l’état de ses stocks. Pour cela, il existe une méthode assez simple, qui consiste à créer des fiches de stock. Il s’agit d’un registre dans lequel est renseigné manuellement tous les mouvements du stock. Comment créer une fiche de stock et bien l’utiliser ? Est-elle vraiment efficace et y a-t-il des alternatives ? On fait le point sur ces types de registres.

Une fiche de stock : qu’est-ce que c’est ?

Définition

Une fiche de stock (où registre) est un document qui vous permet de suivre et de gérer efficacement les différents niveaux de stocks. Elle intègre des informations détaillées sur :

les quantités de marchandises ou de matières premières disponibles ;
les mouvements de stock dans le temps (produits, dates et quantités commandées vendues, renouvellement, prix…).

Les 4 niveaux de stocks

Pour réussir à créer ces registres de manière efficace, il faut connaître les 4 niveaux de stocks d’une entreprise :

le stock maximum : c’est celui à ne pas dépasser pour éviter le surstock ;
le stock théorique : c’est le niveau de stock que l’entreprise croit avoir grâce aux informations de la fiche de stocks ;
le stock réel : il correspond au stock réellement détenu et qui est compté dans l’inventaire ;
le stock minimum : c’est le stock en dessous duquel vous pourriez vous retrouver en rupture.

L’utilité de la fiche de stock

La fiche de stock est un document utile pour plusieurs raisons :

vous connaissez précisément l’état de vos réserves à un moment T, évitant ainsi les stocks obsolètes ou oubliés ;
vous évitez du surstockage et donc la mobilisation de capital ;
vous échappez à la rupture de stock, permettant d’assurer la satisfaction client ;
vous évaluez rapidement la valeur de votre stock parce que le prix unitaire se trouve dans la fiche de stock et que vous pouvez calculer différentes valeurs comme le taux de rotation des stocks ;
vous identifiez les commandes de produits à venir et les marchandises à écouler en priorité.

Créer votre fiche de stock efficacement

Vous pouvez créer votre fiche de stock sur un tableur Excel. Vous allez utiliser la méthode du coût unitaire moyen pondéré en fin de période. On sait, cela peut paraître complexe… Il s’agit d’une moyenne définie à la fin du mois, des prix d’achat des marchandises selon les quantités achetées.

La première étape pour créer ce document consiste à recueillir tous les détails du produit vendu :

son appellation ;
son taux de marge commercial ;
son prix d’achat unitaire moyen ;
son prix de vente moyen.

En second, vous devez faire trois colonnes :

les entrées ;
les sorties ;
le stock final.

Pour chaque entrée et sortie de produits, ajouter, à ces colonnes, des sous-catégories comprenant :

la date ;
l'appellation ;
la quantité de stock ;
la valeur monétaire.

Enfin, remplissez-les dans l’ordre chronologique et intégrer une colonne pour calculer le taux de marge.

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Bien utiliser la fiche de stock

Une fois que vous avez créé votre fiche de stock, le travail ne s’arrête pas là, bien au contraire ! Tout l’enjeu pour une bonne gestion des stocks est de tenir à jour vos registres aussi souvent que possible. Vous devez consigner tous les achats et ventes, sans exception.

Pour cela, vous pouvez utiliser des bons de livraison et des bons de sortie. Voilà à quoi servent les trois et comment ils sont connectés :

bons de livraison : ils vous permettent de mettre à jour au fur et à mesure la fiche de stock ;
fiche de stock : vous contrôlez l’inventaire des stocks, fluidifier la gestion des commandes et éviter la rupture de stock ;
bons de sortie : ils vous permettent de mettre à jour la fiche de stock.

Pour tenir à jour votre registre de stock, c’est simple, suivez les étapes suivantes :

les entrées : dès lors que vous recevez une livraison, vous devez enregistrer les quantités de produits entrant dans la fiche de stock. Vous devez absolument renseigner la date de réception, la quantité reçue, le numéro de lot… ;
les sorties : quand vous expédiez des produits, les quantités correspondantes sont enregistrées comme sorties dans votre fiche de stock. Vous devez noter la date de sortie, la quantité expédiée, la destination… ;
l'appellation du mouvement : tous les mouvements de stock doivent avoir un libellé pour pouvoir être précisément tracé. Par exemple, “vente client [nom du client]”, “livraison interne”, ou encore “retour fournisseur”. Vous saurez donc exactement les raisons du mouvement de stock.

Les limites de la fiche de stock

Même si Excel reste un bon outil gratuit pour créer des fiches de stock, ce n’est pas pour autant une solution miracle :

Manque de connectivité avec les solutions métiers et le site web de l’entreprise : comme il ne peut pas se connecter à d’autres logiciels, vous devez rassembler manuellement les données dans votre logiciel de comptabilité ou votre CRM par exemple.
Une saisie manuelle obligatoire : si vos fiches de stock sont manipulées par toute une équipe, l’erreur est d’autant plus probable. Se tromper de colonne ou oublier d’ajouter une information sur vos marchandises peut avoir de lourdes conséquences sur la gestion globale du stock. En clair, votre document ne peut être fiable à 100 %.
Peu sécurisé : avec un document Excel, il vous suffit de faire une simple duplication de la fiche de stock pour pouvoir modifier ses données et ce, malgré les macros de sécurité, et le verrouillage des cellules. Une modification des données incorrectes peut engendrer des conséquences désastreuses sur la gestion des stocks.
Pas de mise à jour automatique : vous devez actualiser les approvisionnements, l’utilisation des matières premières, et les ventes à la main tous les jours, ce qui entraîne une perte de temps.
Manque de visibilité globale : comme les données de votre registre ne sont pas actualisées en temps réel et qu’elles deviennent obsolètes rapidement, il est difficile d’avoir de vue d’ensemble de vos stocks.
Pas d’automatisation des tâches : à cause de l’absence de connectivité de vos dossiers Excel avec d’autres logiciels, de mise à jour des données en temps réel et de génération automatique de rapports et d’analyses, il n’est pas possible d’automatiser les processus.

Heureusement, il existe des solutions pour contrer les limites de ces dossiers manuels : les logiciels de gestion des stocks.

L’alternative à la fiche de stock

Pour optimiser la gestion de vos stocks, la digitalisation et l’automatisation sont devenues incontournables, d’où l'intérêt d'utiliser un outil de gestion des stocks.

Cet outil vous permet de :

gagner en productivité grâce à de nombreuses fonctionnalités conçues pour faciliter le quotidien ;
automatiser les tâches à faible valeur ajoutée permettant un gain de temps considérable et de se concentrer sur des actions importantes pour l’entreprise, comme votre stratégie de vente ;
diminuer fortement le risque d’erreur humaine et donc d’avoir à disposition des informations fiables ;
mettre à jour en temps réel les entrées et sorties de vos marchandises pour pouvoir anticiper les ruptures de stock ou optimiser l’utilisation de la surface de stockage par exemple ;
obtenir des tableaux de bord et des reportings qui vous aident à prendre les meilleures décisions.

Erplain, une solution SaaS complète et abordable pour les entreprises TPE et PME, répond efficacement à vos besoins en matière de gestion des stocks. Le logiciel vous offre une visibilité en temps réel sur tous les lieux de stockage, évitant ainsi les ruptures de stock. Les réapprovisionnements sont simplifiés grâce à des points de commande et des alertes intégrées, tandis que les bons de commande se créent en quelques clics. In fine, vous améliorez considérablement votre stratégie de vente et le contrôle de vos marchandises. Plus besoin de créer des fiches de stock sur Excel !

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