SKU, UPC, codes-barres : savez-vous comment cette technologie récente fonctionne et peut vous aider à gérer efficacement votre entreprise ? Être entrepreneur est souvent palpitant mais peut aussi être ardu. Vous ne pouvez pas être un expert dans tous les domaines et nous en sommes bien conscients. C’est pourquoi nous souhaitons vous proposer quelques éléments pour clarifier certains termes et vous permettre de mieux comprendre les moyens qui peuvent donner un élan supplémentaire à votre petite entreprise.
Thèmes abordés dans cet article :
Comprendre le fonctionnement des SKU et comment s’en servir pour améliorer la gestion de votre stock
Comment la création de SKU peut améliorer la rentabilité de votre entreprise ?
Quel intérêt ont les TPE et PME à utiliser les codes-barres ?
Ne soyez plus hésitant et assurez-vous de maîtriser les notions principales des références produits et la meilleure façon de les mettre en place.
En anglais SKU (prononcez « skiou ») est un nombre spécial qui peut vous permettre d’optimiser la gestion de vos produits.
SKU signifie « Stock Keeping Unit » ou UGS, Unité de Gestion des Stocks, en français. Il s'agit d’une référence produit interne qui identifie toutes les caractéristiques de votre produit (couleur, taille, etc.). Ces références sont uniques à votre entreprise et vous permettent de suivre facilement vos produits et stocks.
Que vous créiez votre référence manuellement ou que vous utilisiez un générateur automatique, votre première mission consistera à lister toutes les variantes qui définissent votre produit ou toute classification pertinente dans votre secteur d’activité : type, marque, style, couleur, taille, sexe, coût, matériel, saison, lieu de stockage, fournisseur, origine, date d'achat, date d'expiration, etc…
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Admettons que vous ayez une activité de distribution de chaussures, voici un exemple de liste de variantes que vous pouvez prendre en compte avant de générer des références :
MAR-STN-GRIF → Marteau, Stanley, griffes.
Créer des SKU est facile et les entreprises de toutes tailles peuvent se permettre de les mettre en place. Cependant, quelques règles doivent être respectées. Voir la section : Comment configurer vos SKU ? A faire et à ne pas faire. Les petites entreprises pourraient facilement simplifier leur gestion de stock et tirer parti de la mise en place de SKU. Nous avons listé tous les avantages ci-après : 12 raisons pour lesquelles votre petite entreprise peut profiter des SKU.
L'UPC (Universal Product Code ou code produit unique) semble similaire à un code SKU, mais en réalité, les deux sont différents pour plusieurs raisons. L'UPC, communément appelé un code-barres, a été introduit en 1974 pour aider les détaillants à toujours localiser leur produit. Les codes UPC sont des codes numériques à 12 chiffres. Si vous cherchez à vendre vos propres produits dans des magasins de vente au détail ou sur Amazon, vous devez associer votre produit à une base de données reconnue dans le monde entier et vous procurer des codes produits universels.
Les codes UPC sont administrés et vendus par GS1 US, la filiale américaine d'une organisation internationale GS1 (anciennement Uniform Code Council). Un code UPC est attribué à un produit unique et reste le même tout au long de la durée de vie du produit. Le code UPC reste toujours le même dans tous les points de vente. Vous n’en n'avez besoin que lorsque vos produits sont vendus dans des chaînes de vente au détail.
Attention : Les codes SKU sont souvent confondus avec les codes UPC !
SKU : A usage interne, ils sont spécifiques à votre entreprise.
UPC : A usage externe, ils restent toujours les mêmes quel que soit le lieu de vente.
SKU : Codes Alphanumériques : Pas de règle concernant leur longueur (8 chiffres et/ou lettres). Mise en place interne grâce à un générateur de codes.
UPC : Codes numériques : 12 chiffres accompagnés d'un code-barres. Émis par une organisation internationale GS1 (US).
SKU : Composés d'informations relatives à vos produits et votre entreprise telles que des variantes du type couleurs, tailles, lieu de stockage, etc...
UPC : Composés d'informations permettant l'identification des fabricants et revendeurs de vos produits et incluant des données telles que le prix, l'origine, etc.
SKU : Principalement utilisés comme moyen de suivi et de gestion de vos stocks.
UPC : Utilisés pour suivre les produits tout au long de la chaîne logistique.
Est-ce que ces abréviations vous disent quelque chose ? Non, ce ne sont pas des groupes de rap tendance, mais ils peuvent être utiles à votre entreprise ! En comprenant ce qu’ils sont, vous pourrez ainsi en finir avec votre formation sur les notions des codes produits et vous transformer en entrepreneur accompli en références produits !
De nos jours, face à la complexité des pratiques commerciales et à la concurrence accrue, les petites entreprises ne peuvent pas rivaliser sans utiliser d’outils professionnels. Arrêtez dès maintenant les méthodes de gestion de stock longues et fastidieuses et mettez en place les SKU au centre de votre gestion des stocks.
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12 raisons d'adopter les références produits SKU dans votre petite entreprise
GAGNEZ EN EFFICACITÉ ET PRODUCTIVITÉ
1. Améliorez considérablement vos opérations de vente et de gestion des stocks en facilitant le tri, la recherche et le suivi des produits sur tous vos documents de vente tels que devis, commandes, ordres d'expédition et factures.
2. Conservez un suivi en temps réel de chacun des articles.
OPTIMISEZ LA GESTION DES STOCKS
3. Simplifiez le descriptif de chaque article de votre stock.
4. Évitez les ruptures de stock en identifiant immédiatement les niveaux anormalement bas de votre stock.
5. Ayez un meilleur contrôle de votre chaîne d'approvisionnement grâce à une alerte qui signale lorsque le réapprovisionnement est nécessaire.
6. Simplifiez le rapprochement de stocks.
7. Facilitez l'ajustement des stocks, en créant des entrées, des sorties ou des mouvements de stock entre les sites ou bien en mettant à jour votre inventaire.
8. Localisez et suivez vos articles n’importe où afin qu'ils ne soient jamais perdus même lorsque vous gérez un stock à emplacements multiples.
AMÉLIOREZ LE CONTRÔLE DE LA QUALITÉ ET LA SATISFACTION DU CLIENT
9. Diminuez le nombre de problèmes résultant d'une erreur humaine du type erreur de saisie ou de manipulation.
10. Améliorer la satisfaction des clients grâce à une meilleure transparence sur la disponibilité des produits et en envoyant rapidement les commandes.
AUGMENTEZ LA RENTABILITÉ
11. Analysez de façon précise vos bénéfices en étudiant la rentabilité de chaque article ou variante à l'aide de rapports détaillés qui vous permettront ainsi de planifier mieux vos investissements.
12. Protégez votre marge en empêchant les consommateurs de comparer trop facilement les produits d'un magasin à l'autre et en évitant aux détaillants de constamment réajuster leur prix.
Vous pouvez choisir de configurer vos SKU manuellement ou bien à l’aide d’un générateur. Cela dépend vraiment du nombre d'articles, de lignes de produits et de variantes que vous traitez.
Si vous utilisez actuellement des tableurs, assurez-vous d’avoir bien répertorié tous vos produits, y compris les variantes / options, afin que vous puissiez concevoir votre propre format de références SKU.
Ou bien, vous pouvez opter pour un outil plus avancé technologiquement : un générateur de SKU ! Imaginez une vieille machine infernale dans laquelle vous mettez toutes les informations d'un côté et après 15 minutes de bruits, secousses et sifflets, vos codes sont générés, tous prêts à être utilisés !
En fait, c'est encore bien mieux que ça. Un générateur en ligne simplifiera énormément le processus de création de SKUs, mais seulement si vous avez une idée claire de vos priorités définies à l’aide de la liste des variantes : type, marque, style, couleur, taille, sexe, coût, matériel, saison, et plus encore.
L’utilisation des codes-barres pour le stock, à grande comme à petite échelle, est considérée comme la méthode la plus fiable et la plus performante. En effet, la technologie des codes-barres permet de réduire les erreurs humaines et de connaître précisément les niveaux de stock et autres statistiques essentielles pour aider les entreprises à prendre des décisions pertinentes.
Qu'est-ce qu'un code-barres ?
Les codes-barres sont des images en noir et blanc numérisables utilisées dans le commerce de détail pour identifier un produit unique en quelques secondes. Les barres, les formes et les espaces d'un code-barres correspondent à des chiffres et des lettres qui représentent des données descriptives.
Astuce : Les codes UPC sont toujours accompagnés de codes-barres et communément on parle de code-barres pour parler d’un code UPC. Pour en savoir plus sur les codes UPC, consultez notre article : Qu'est-ce qu'un code UPC ?
Vous aurez besoin d'un lecteur fiable pour scanner les codes-barres qui permettront de trouver un article spécifique et les informations le concernant telles que la marque, le modèle, la taille, le prix, etc. Le scanner vous permet de transférer automatiquement les informations vers votre système informatique.
Types de codes-barres : Lorsque vous devez choisir un modèle de codes-barres adapté à vos produits et votre stock, vous avez deux options principales :
Les QR codes ou les codes-barres 2D (2 dimensions) sont capables de contenir 10 fois plus d'informations que les codes-barres 1D. Ils sont également petits et faciles à numériser. La plupart des smartphones reconnaissent les codes QR et peuvent les numériser. Il est très simple d'utiliser ces codes pour obtenir des informations sur les produits, consulter des offres d'emploi ou autres informations. Un QR code peut également être dédié à d'autres utilisations comme effectuer des actions promotionnelles, publier des commentaires clients et diffuser des vidéos sur vos produits.
Codes-barres 1D vs QR codes
Les codes-barres 1D représentent la version traditionnelle des codes, tandis que les codes-barres 2D (QR codes) représentent la technologie émergente. Notez, cependant, que les QR codes ne sont pas encore vraiment utilisés par les petites entreprises et qu’ils nécessitent des scanners spécialisés et des logiciels adaptés.
Novice dans la création de codes-barres ? Voici quelques recommandations qui devraient vous permettre de générer simplement des codes-barres à partir de codes UPC :
La combinaison de couleurs optimale est constituée de barres noires sur fond blanc, mais une autre combinaison de couleurs peut également être utilisée.
Beaucoup de gens pensent que seuls les codes UPC permettent d’émettre des codes-barres et donc de numériser des objets, mais heureusement ce n'est pas vrai ! N'importe quelle référence produit (SKU) alphanumérique peut être transformé en code-barres (voir qu'est-ce qu'un code SKU ?).
Vous n’avez qu’à changer la police en la convertissant en police de code-barres.
Sinon, vous pouvez avoir recours à des sites Web en ligne proposant des générateurs de codes-barres qui créeront les vôtres simplement en saisissant vos données. En utilisant des outils comme ceux-ci, vous pouvez facilement transformer une série de texte, des chiffres ou la combinaison des deux en une image graphique ou code-barres qui peut être lue par un scanner. Imprimez-les sur des étiquettes et vous n’avez plus qu’à les coller sur vos produits ou encore sur vos rayons produits pour les identifier plus vite.
Plusieurs générateurs de codes-barres gratuits existent sur le marché. Vous devez en rechercher un fiable qui sera en mesure de gérer toutes les caractéristiques énumérées ci-dessus.
Voici une proposition de générateur de codes-barres gratuit : https://barcode.tec-it.com/fr/Code128
Si vous concevez votre propre emballage, tout ce que vous avez à faire est d’intégrer le code-barres dans l'illustration de l'emballage pour une impression traditionnelle ou numérique. Vous pouvez également étiqueter vos produits manuellement en utilisant des étiquettes standard que vous pouvez acheter dans un magasin de fournitures de bureau ou vous munir d'une imprimante d'étiquettes spécialisée.
Quels sont les différents types de lecteurs pour codes-barres ?
Il existe quatre principaux types de lecteurs ou scanners de codes-barres : les lecteurs à stylet, laser, CCD (à couplage de charge) et les scanners à caméras 2D (les smartphones, par exemple, sont basés sur la technologie 2D).
Voici un aperçu rapide de leurs caractéristiques, avantages et inconvénients :
La plupart des petites entreprises choisissent d'utiliser un scanner de codes-barres laser, car il offre actuellement le meilleur compromis entre prix et fonctionnalités.
Rappelez-vous qu'un scanner de codes-barres saisit simplement les données d'une image de code-barres et les transmet à un ordinateur. Vous devrez aussi intégrer les informations du produit dans un logiciel qui lie tous les composants ensemble. Vous disposez de toute une gamme d'options, mais nous vous recommandons un système de gestion des stocks et des ventes efficace et fiable, tel qu’erplain, pour optimiser facilement votre organisation.
Gardez à l'esprit qu'un système de lecture de codes-barres doit être efficace, fiable et facile à utiliser.
Pour un environnement industriel, tel qu'un site de production, vous aurez besoin d'un lecteur de codes-barres très résistant, autant à l'eau qu’à la saleté.
Avant de choisir un système de codes-barres, d’un point de vue logistique, vous devriez vous demander quels sont vos objectifs : augmenter la vitesse de traitement des produits ? Suivre les stocks ? Simplifier l'inventaire ? Recueillir des données produits ? Sécurisez vos produits ?
La zone dans laquelle votre scanner sera utilisé est importante. Une zone encombrée ou à fort volume, par exemple, ou tout autre élément qui pourrait potentiellement endommager un scanner, devra être pris en compte. Si vous utilisez beaucoup le scanner, recherchez des modèles à haute fiabilité. N'achetez pas uniquement en fonction du prix. La plupart de ces systèmes offrent des informations sur leur durabilité et leur cycle.
Ceci est nécessaire, vous n'aurez donc pas à vous soucier de vos scanners lors de la modification des formats de codes-barres (1D ou 2D).
La possibilité de scanner des codes-barres n'est pas une fin en soi. Si votre logiciel de gestion des stocks est mauvais ou inadapté, l’intégration des codes-barres au système ne fonctionnera pas. La parfaite compatibilité de système de code-barres avec l’ERP en temps réel est cruciale pour votre réussite.
Il faut se méfier ! Certains systèmes de codes-barres fonctionnent avec des logiciels de comptabilité, mais pas tous, loin de là.
Beaucoup d'entreprises oublient simplement l'étiquette parce qu'elles sont trop focalisées à sélectionner le système et les appareils. C’est seulement au moment d'expédier le produit qu’ils se rendent compte qu'ils n’ont pas prévu les étiquettes pour imprimer les codes-barres.
La multiplication des systèmes de codes-barres ainsi que la disponibilité d'équipements bon marché ont rendu la technologie codes-barres accessible à presque toutes les sociétés. Même les petites entreprises peuvent télécharger des polices de codes-barres sur Internet, souvent gratuitement, et commencer à étiqueter leurs produits.
