Que vous appeliez ça un bon de commande fournisseur, un ordre d’achat ou une commande fournisseur, ce document est indispensable pour passer des commandes d’achat auprès des fournisseurs.
Tous les produits utilisés par une entreprise (des fournitures de bureaux aux marchandises destinées à la revente dans le cadre de votre activité de négoce) proviennent d’un fournisseur.
Les entrepreneurs effectuent généralement eux-mêmes leurs achats, investissant du temps et de l’argent dans leur activité pour constituer leur stock. Au fil du temps, il est impératif de calculer et suivre le taux de rotation du stock, qui correspond au nombre de fois auquel un produit est vendu au cours d'une période choisie.
Mais vous ne pouvez pas calculer ce taux sans disposer des niveaux de stocks exacts et de leurs valeurs. Les commandes fournisseurs permettent de suivre ces données, aident à optimiser les achats et facilitent l’automatisation des processus afin de gagner du temps.
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Thèmes abordés dans cet article:
Un ordre d’achat, ou aussi appelé commande d’achat, commande fournisseur ou bon de commande fournisseur, est un contrat qui lie juridiquement un acheteur et un fournisseur. Il identifie exactement les articles que l'acheteur décide d’acquérir, le prix de chaque produit, ainsi que les conditions de livraison et de paiement.
L’acheteur génère un ordre d'achat en stipulant les conditions des transactions commerciales avec le fournisseur. Pour ce faire, les grandes entreprises ont souvent un service d’achat dédié, rattaché à la comptabilité. Mais les petites entreprises peuvent également bénéficier d’un processus d’achat efficace pour améliorer la gestion de leur stock et de leur trésorerie.
Aujourd’hui, les entreprises utilisent souvent des ordres d’achat numériques. Voici un exemple :
Comme le montre l'exemple, ce bon de commande fournisseur contient tous les articles que l'acheteur souhaite se procurer dans un seul document pour faciliter le suivi.
Ce document communique clairement toutes les informations pertinentes qu'un fournisseur doit connaître pour satisfaire la commande.
Parce que des données valent mieux que de longs discours, voici quelques chiffres éclairants :
Ces données démontrent clairement que la mise en place d’un système organisé autour des bons de commande n’est pas un luxe, mais une nécessité pour optimiser vos processus.
Un bon de commande bien utilisé peut transformer votre manière de gérer les achats. Voici quelques conseils pratiques pour maximiser son impact :
Ces pratiques simples peuvent faire une grande différence dans votre gestion quotidienne.
Saviez-vous que votre bon de commande a une valeur juridique ? Oui, ce document constitue un contrat qui engage les deux parties. En cas de litige, c’est souvent lui qui tranche. Mais pour être opposable, il doit être irréprochable :
Un conseil : prenez l’habitude de faire signer vos bons de commande par vos fournisseurs, même pour les transactions numériques. C’est une précaution simple, mais redoutablement efficace.
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Les acheteurs génèrent des ordres d'achat (ou commande fournisseur) et les envoient aux fournisseurs afin d'autoriser, traiter et exécuter la transaction. A l’inverse, lorsqu'un fournisseur émet une facture, cela signifie que la transaction a déjà eu lieu. Le fournisseur génère la facture et l'envoie à l'acheteur.
L’ordre d’achat est un document juridiquement contraignant. Il aide à renforcer la confiance que votre fournisseur vous porte, permettant alors d’acheter des articles avec versement d’acompte, et d’étendre éventuellement les délais de paiement, améliorant ainsi votre flux de trésorerie.
Un cycle de conversion de trésorerie plus rapide permet à votre entreprise pourrait financer la croissance sans avoir à recourir à des instruments financiers coûteux ou des emprunts. Les dirigeants de petites entreprises peuvent tirer parti de certains avantages intéressants :
Maximisez le temps qu'il vous faut pour payer vos achats en cours. Les ordres d’achat sont l’un des outils les plus importants et les plus négligés pour la gestion des flux de trésorerie dans les relations avec les fournisseurs.
Les ordres d’achat permettent aux petites entreprises de préparer la comptabilité et la tenue des comptes dès lors qu’elles parviennent à un accord avec un fournisseur. Cela aide les entreprises à éviter les arriérés comptables stressants.
Lorsque vous créez un ordre d’achat et le soumettez à un fournisseur, vous stipulez les conditions de la transaction. Une fois que le fournisseur a accepté, vous pouvez d'ores et déjà commencer à comptabiliser la commande - il n’est pas nécessaire d’attendre une action ultérieure de la part du fournisseur.
Les ordres d’achat vous donnent une visibilité immédiate sur les obligations de paiement à venir, vous permettant ainsi de mieux comprendre votre situation de trésorerie actuelle.
En conclusion, une bonne gestion de vos flux de trésorerie et une rotation des stocks rapide favorisent les chances de disposer de liquidités lorsque vous en avez besoin.
Avoir une longueur d'avance sur la comptabilisation des achats peut constituer un avantage concurrentiel en soi, mais l'automatisation du processus d'achat est primordial pour profiter d’un système rationalisé générant de réels bénéfices.
Par exemple, imaginons une entreprise qui émet ses propres ordres d’achat et développe un système de gestion automatisé pour gérer ces commandes. Cette entreprise sera en mesure d'accomplir beaucoup de choses en un seul clic :
Tous ces avantages permettent de simplifier le processus de commande d’achat et de le rendre plus précis. L'automatisation réduit les risques d'erreur tout en optimisant la vitesse de communication. Plus besoin d’échanger de nombreux courriers avec votre comptable ou votre équipe de vente en utilisant un logiciel de gestion de stock, les informations se mettent à jour en fonction des d’achats effectués. Vous pouvez ainsi analyser et surveiller vos achats à tout moment.
Si vous êtes enthousiaste à l'idée de vous lancer dans l'optimisation des stocks et du processus d’achat pour votre entreprise, vous aurez besoin d’un logiciel de gestion des stocks et des commandes ou d'un modèle de bon de commande fournisseur que vous pouvez facilement modifier pour l'utiliser pour votre entreprise. En voici un que vous pouvez télécharger et utiliser dès maintenant. Utilisez-le lorsque vous effectuez vos achats et exploitez votre entreprise plus efficacement !
Voici quelques réponses aux interrogations les plus courantes :
Oui, émettre un bon de commande pour chaque achat, quelle que soit la quantité ou le prix des produits ou services, est essentiel. Ce document formalise le contrat entre l’acheteur et le fournisseur, assure un suivi précis des dépenses de l’entreprise, et facilite la gestion des stocks et des factures. Même pour des commandes modestes, cela garantit que toutes les informations importantes sont disponibles en cas de besoin.
Un logiciel de gestion des bons de commande centralise les informations sur vos fournisseurs, commandes, et états des stocks. Il permet aussi d'automatiser des processus comme la création de bons de commande, le suivi des dates de livraison, et la facturation. Grâce à ces outils, les entreprises peuvent réduire les erreurs, gagner du temps et améliorer leur visibilité sur les données financières et les dépenses.
Ces trois documents sont essentiels pour structurer le cycle d’achat et de vente, chacun jouant un rôle spécifique dans le processus.
En cas de non-respect des informations ou des conditions inscrites dans un bon de commande, comme une quantité incorrecte ou une livraison retardée, il est crucial de disposer d’un BDC signé par les deux parties. Ce document a une valeur juridique et peut servir de preuve en cas de litige. Conservez également tous les échanges relatifs au contrat (emails, devis, etc.) pour protéger les intérêts de votre entreprise.
Utiliser un modèle standard de bon de commande présente de nombreux avantages pour les entreprises :
Oui, il est possible de modifier un bon de commande, mais cela nécessite l’accord du fournisseur concerné. Toute modification doit être validée et accompagnée d’une nouvelle signature ou d’un accord écrit pour garantir que les deux parties sont alignées. Cela évite toute confusion ou erreur dans le traitement des articles, des dates de livraison, ou des montants totaux.
Le bon de commande est un contrat clair qui protège autant l’acheteur que le fournisseur. En cas de litige, il fournit des données précises sur les produits, le total des dépenses, et les dates d’engagement. Cela facilite la résolution des conflits et renforce la confiance dans vos relations commerciales.
