Automatisation des factures : quels avantages ?

Combien d'heures votre équipe passe-t-elle à créer des factures ?

Combien de fois les erreurs commises vous font perdre de l'argent ou même des clients ?

Si le temps passé à éditer des factures ou documents de vente se situe au-dessus de 6 heures, votre TPE a très probablement besoin d’automatiser ses factures et ainsi optimiser ses opérations commerciales.

Car en effet, l’automatisation des factures s’inscrit dans la gestion commerciale, cruciale pour votre entreprise. Précision et rigueur sont de mise lorsqu'il s'agit de créer des documents de vente. Le risque d’erreur est particulièrement accru en cas de saisie manuelle et en l’absence d’un bon logiciel de gestion. Et c’est un risque à éviter à tout prix. Revoir sa gestion commerciale et son organisation, c’est simplifier et optimiser votre processus de vente, avec à la clé une meilleure satisfaction client et des profits maximisés.

Pour bien commencer l’année, voici pourquoi et comment l’automatisation des factures vous permettra de gagner du temps et de simplifier votre gestion commerciale.

Qu’est-ce que l’automatisation des factures ?

Tout d’abord, la facture est un document qui s’inscrit dans le processus de vente. Ce dernier correspond aux différentes étapes effectuées par une entreprise pour traiter une commande client et assurer son suivi. Elles font partie de la gestion commerciale.

Le devis est le document de départ dans le processus de vente. Il contient toutes les informations essentielles sur les produits, les quantités ainsi que les conditions de vente, etc. Une fois approuvé par le client, un bon de commande sera le contrat de vente liant le vendeur et l’acheteur. Viennent ensuite le bon de livraison, avant d’arriver à la facture qui vient boucler la boucle. Elle stipule les détails de la commande et les conditions du paiement à effectuer.

L’automatisation des factures utilise des technologies numériques visant à minimiser l’intervention humaine et à digitaliser le traitement et le processus des factures. Au moyen de logiciels spécialisés opérant sur le Cloud, toutes les données sont centralisées et sécurisées.

L’automatisation des factures consiste à :

• Transformer vos documents automatiquement sans ressaisir les informations. Les données sont conservées d’un document à l’autre, recalculées automatiquement en cas de livraison partielle ou de rupture de stock par exemple.
• Intégrer automatiquement aux factures les informations et conditions commerciales saisies pour chaque client : adresses, taxes, remises, niveaux de prix, etc.

Que risquez-vous à ne pas automatiser vos factures ?

Incidents commerciaux, erreurs de saisie, retards de paiement, impayés, relances non effectuées, pénalités, tâches répétitives, perte de temps, éparpillement des documents, détérioration des relations avec les fournisseurs, manque de visibilité sur le processus, coûts de traitement des factures…

Rattraper toutes ces erreurs demande du temps et de la patience : préparez-vous à beaucoup de paperasse !

Quels avantages comporte l’automatisation des factures ?

L’automatisation des factures comporte de nombreux avantages pour votre TPE. Elle vient en effet simplifier le cycle de vente (ou workflow) et permet de rationaliser et accélérer ce dernier en générant les factures rapidement.

• Réduction du risque d’erreurs dues à la saisie manuelle : erreurs de prix, erreurs de stock, SKU/références inexactes, adresses erronées
• Augmentation de la rentabilité et baisse des impayés : le processus de commande jusqu’au paiement ainsi accéléré, les règlements de factures se font plus vite.
• Hausse de la productivité et gain de temps : votre équipe peut se concentrer sur d’autres tâches stratégiques
• Amélioration des relations et de la satisfaction client : votre équipe est plus efficace et peut fluidifier les relations client
• Baisse des coûts de main d’œuvre : moins de personnel est nécessaire à la gestion des factures
• Simplification de la gestion commerciale : les données sont centralisées et actualisées en temps réel sur le Cloud
• Suivi des factures : une visibilité accrue pour un suivi des impayés optimal

Comment automatiser ses factures ?

L’automatisation des factures n’est possible qu’avec un logiciel de gestion assurant l’ensemble de votre gestion commerciale.

Alors on ne vous le dira jamais assez : un bon logiciel de gestion des ventes est votre meilleur allié !

Erplain automatise la création de vos documents de vente et les centralise. À partir du devis, générez en un clic bons de commande et factures ! Simple, sécurisé et sans risque d’erreur. Erplain va même plus loin dans l’automatisation de la gestion de votre entreprise : vos stocks se mettent automatiquement à jour lorsque vous réalisez des ventes ou des achats. Vous avez également la possibilité de suivre les factures impayées.

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L’Etat a dores et déjà voté une loi de finances qui prévoit l’obligation de traitement des factures au format électronique entre 2024 et 2026 pour toutes les entreprises du B2B. Dès juillet 2024, pour recevoir une facture, elles devront accepter les factures électroniques et les intégrer dans leur système. Une raison de plus pour adopter un logiciel de gestion des ventes !

En bref, l’automatisation des factures est plus que jamais d’actualité. Cette dématérialisation des documents de vente permet en outre de générer des factures numériques réglables en ligne, de suivre les impayés ou encore d’optimiser les délais de paiement. Vous l’aurez compris, l'automatisation des factures est cruciale pour simplifier l’ensemble de la gestion commerciale de votre entreprise, mais aussi pour assurer une trésorerie saine, une satisfaction client et une productivité au sein de votre équipe !

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